نرم افزار حسابداری پخش سپیدار

پخش گرم چیست؟

یکی از روش‌های پخش مویرگی، پخش گرم است که به معنای فروش در محل مشتری است. در این روش فروشنده (ویزیتور) به همراه راننده و ماشین حامل محصولات به سراغ مشتریان رفته و عملیات ویزیت، صدور فاکتور و تحویل بار را انجام می‌دهند. در پخش گرم، راننده به عنوان انبار متحرک، محصول را در اختیار داشته و بر اساس تور ویزیتی که قبلاً برای راننده مشخص شده، به مشتریان سر زده و محصول را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.

در این حالت مشتری تعیین کننده تعداد خرید از راننده بوده و پس از تأیید خریدار، فاکتور صادر می‌گردد. نحوه صدور فاکتور به شکل‌های متفاوتی است. به عنوان مثال می‌توان یک حواله فروش صادر نموده و بعد از اینکه راننده به مرکز بازگشت، حواله‌های فروش و تسویه با خریداران را تحویل داده و سپس فاکتور نهایی صادر شود. یا اینکه اگر راننده از دستگاه‌هایی مانند تبلت و … استفاده می‌نماید، با در اختیار داشتن فرمی که در آن راننده می‌تواند فاکتور صادر نماید فاکتور مورد نظر صادر می‌گردد. نحوه اطلاع‌رسانی به مرکز نیز می‌تواند متفاوت باشد.

اگر ارسال اطلاعات به صورت لحظه‌ای (online) باشد در هر لحظه که فروش انجام پذیرفت، این فروش در مرکز ثبت شده، بنابراین همیشه آمار فروش به روز و در لحظه است. اما ایرادی که این روش دارد این است که اگر به هر دلیلی ارتباط بین مرکز و راننده که از طریق اینترنت برقرار گردیده است، قطع شود دیگر راننده نمی‌تواند هیچ فاکتوری را ثبت نماید و عملاً کار فروش و پخش محصولات مختل می‌گردد.

در این روش هزینه نیروی انسانی و نیز هزینه حمل در مقابل پخش سرد بیشتر خواهد بود و اصطلاحاً ترمز خور (میزان توقف خودرو) در این روش چند برابر حالت پخش سرد است؛ چرا که در پخش سرد به طور میانگین برای هر سه فروشنده یک ماشین کافی است. اما در پخش گرم هر فروشنده یک راننده و خودرو باید در اختیار داشته باشد. در محصولاتی که عمدتاً تاریخ انقضای کوتاهی دارند مانند برخی مواد غذایی و لبنیات و علی‌الخصوص شیر که مدت زمان انقضای آن بسیار کوتاه است از پخش گرم استفاده می‌شود.ما قبلاً به طور مفصل در مقاله پخش مویرگی چیست راجع به پخش توضیحاتی داده ایم که پیشنهاد می‌کنیم آن را نیز مطالعه نمایید.

پخش گرم مناسب چه شرکت‌هایی است؟

این روش مناسب شرکت‌هایی است که در زمان تحویل کالا، مقدار قطعی فروش را مشخص می‌نمایند. به عنوان نمونه می‌توان شرکت‌های پخش محصولات لبنیاتی و نوشیدنی‌های پرمصرف را نام برد. در این سیستم به هر یک از عوامل پخش در هر مسیر، مقداری از کالا که به صورت تقریبی برآورد شده است داده می‌شود، سپس مسیر پخش هریک از عوامل مشخص شده و عامل فروش، در همان محل فروش توافق لازم را صورت داده و کالای مورد نیاز خریدار را تحویل نموده و کالاهای ضایعاتی را عودت نماید.

تفاوت فروش سرد با فروش گرم چیست؟

در فروش سرد ویزیتور با پای پیاده، وسیله شخصی، تاکسی و یا موتور برای ویزیت به بازار می‌رود و در تبلت یا فرم سفارش اطلاعات را وارد می‌کند و بعد از تائید اطلاعات در شرکت، فاکتور صادر می‌شود و بعد محصولات درخواستی توسط ماشین توزیع برای مشتری ارسال می‌شود ولی در فروش گرم، ویزیتور با ماشین شرکت که محصول در داخل آن است نزد مشتریان می‌رود و همان جا ویزیت را انجام داده و فاکتور صادر می‌شود و محصول تحویل مشتری شده و تسویه‌حساب صورت می‌گیرد. ویزیت گرم و ویزیت سرد دارای معایب و مزایایی هستند اما ویزیت سرد دارای مزایای بیشتری است.

ویژگی مهم بازاریابی سرد عدم وجود شناخت و اعتماد بین ارائه دهنده کالا و خدمات و مصرف کننده است. در نتیجه برای پر کردن این شکاف، تولید کننده باید از ابزار تبلیغاتی گسترده برای جلب توجه و کنجکاوی مشتری استفاده کند. اگر کالا و خدمات ارائه شده در اولین استفاده توسط مصرف کننده بتواند رضایت او را جلب کند، اعتماد مشتری جلب خواهد شد.

فرآیند پخش گرم

یکی از روش‌های مرسوم پخش مویرگی، پخش گرم است. در این روش ویزیتور به همراه وسیله حمل خود، اجناس را تحویل گرفته و در مسیرهای مشخص و برنامه‌ریزی شده شروع به ویزیت مشتری نموده و هم‌زمان با صدور فاکتور فروش اجناس درخواستی مشتری را به او تحویل می‌دهد. این روش به دلیل آنکه هزینه نیروی انسانی بیشتری نسبت به پخش سرد دارد برای محصولاتی که تاریخ انقضای کوتاهی دارند مثل مواد غذایی و لبنی و دامی و … کاربرد دارد.

 در روش مدرن پخش گرم ویزیتور با استفاده از گوشی یا تبلت خود به محض ویزیت مشتری فاکتور مشتری را صادر و هم زمان با آن، نحوه تسویه (مانده دار، چکی، کارت‌خوان، نقد و یا حواله) را مشخص می‌کند و در صورت تقاضای مشتری، فاکتور رسمی با استفاده از چاپگرهای همراه پرینت گرفته و به مشتری تحویل می‌دهد. اگر مشتری تقاضایی نداشته باشد علت عدم ثبت درخواست را مشخص نموده و اطلاعات را به سرور مرکزی انتقال می‌دهد. در آخرین مرحله نیز ویزیتور کالاهای باقی‌مانده را به همراه کالاهای برگشتی به انبار تحویل می‌دهد.

کاربرد پخش سرد چیست ؟

کاربرد سیستم پخش سرد در توزیع مویرگی  مشخص می‌شود. محصولاتی که از طریق پخش سرد توزیع می‌شوند، یا محدودیتی از نظر تاریخ مصرف ندارند و یا به طور کلی تاریخ مصرف ندارند. استفاده از پخش سرد برای شرکت‌های آرایشی و بهداشتی مناسب است و محصولات آرایشی از این طریق بین مصرف کنندگان توزیع می‌شوند.

هزینه پخش سرد از هزینه پخش گرم کمتر است و از آن برای توزیع کالاهایی با تاریخ مصرف طولانی استفاده می‌شود. تصمیم درباره نحوه پخش و فروش کالا بر عهدهٔ مدیران شرکت‌های پخش است.

در ادامه به شرح مراحل پخش سرد می‌پردازیم.

مرحله اول: سفارش‌گیری در پخش سرد

یکی از مزیت‌های بزرگ پخش سرد که معمولا موجب می‌شود شرکت‌ها از این روش برای توزیع کالاهایشان استفاده ‌کنند، امکان ارسال کالا در مدت زمان بیشتری بعد از ثبت سفارش است. در این روش ویزیتور طبق برنامه‌ مشخصی که شرکت به او محول می‌کند به مشتریان مراجعه کرده و ضمن ارائه توضیحات در مورد محصولات و ویژگی‌های آن‌ها، سفارشات مشتری را ثبت می‌کند.

ثبت سفارش به دو صورت دستی در لیست کاغذی از محصولات که ویزیتور به همراه دارد و یا ثبت در نرم‌افزار پخش در موبایل یا تبلت امکان‌پذیر است. در پخش سرد ویزیتور زمان بیشتری برای ارسال و ارجاع سفارشات به شرکت و ثبت نهایی آن‌ها دارد که البته با استفاده از نرم‌افزار به صورت آنلاین، سفارشات بلافاصله در سیستم ثبت و به اطلاع واحد فروش و… می‌رسد.

مزیت دیگر روش پخش سرد باز بودن دست شرکت در تامین کالاهاست، چون این نیاز معمولا وجود ندارد که کالا قبل از ثبت سفارش در انبار موجود باشد و شرکت می‌تواند پس از ثبت نهایی اقدام به تکمیل موجودی کالاهای خود کند، و بعد از آن در زمانی که به مشتری وعده داده کالا را به او تحویل دهد؛ که حداقل این زمان یک روز پس از ثبت سفارش است.

از دیگر مزایای پخش سرد در این مرحله، هزینه کمتر در صورت کنسلی سفارش، جابجایی یا عودت آن است، زیرا کالاهای مناسب پخش سرد معمولا امکان نگهداری در انبار و در نهایت امکان مرجوعی به تولیدکننده را دارند. در صورت بروز هرگونه مشکل در فرآیند ثبت سفارش و نگهداری کالاها در پخش سرد، جبران خسارت و مدیریت چالش‌ها برای شرکت نسبت به پخش گرم آسان‌تر است.

مرحله دوم: حمل و ارسال کالا به روش پخش سرد

ویژگی مثبت بعدی در پخش سرد که موجب می‌شود اکثر شرکت‌های پخش کوچک این روش را انتخاب کنند، عدم نیاز به خودروی‌های باربری ویژه (خودروهای مجهز به اتاق حفظ و کنترل دما و رطوبت) است. معمولا کالاهایی که تاریخ انقضا بلند مدتی دارند یا به طور کل محدودیتی در زمان استفاده ندارند، با انواع خودروهای حمل عادی اعم از وانت و کامیونت عادی قابل حمل و توزیع هستند.

در مرحله توزیع، کالاها از انبار به راننده یا مامور توزیع تحویل داده می‌شوند، و طبق برنامه زمانی خاصی که شرکت با توجه به زمان و حجم سفارشات و محدوده ارسال آن‌ها تدوین کرده به دست مشتریان می‌رسند. معمولا تسویه حساب با مشتری هم در این مرحله پس از تحویل کالا توسط مامور پخش انجام می‌شود.

مزایا و معایب پخش سرد چیست؟

از مهم‌ترین مزایا و معایب پخش سرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاربرد پخش سرد از پخش گرم بیشتر است.
• هزینه پخش سرد از پخش گرم کمتر است.
• به دلیل اینکه سفارشات در پخش سرد از قبل ثبت شده‌اند، خودروهای حمل کالا صرفاً برای تحویل کالا و تخلیه بار توقف می‌کنند.
• شرکت‌های پخش، روش توزیع سرد را به دلیل کاهش هزینه‌هایی از قبیل حقوق کارکنان، ماشین و مصرف انرژی و غیره در آن انتخاب می‌کنند.
• در روش پخش سرد برای بررسی کامل تعداد و نوع کالای درخواستی، پیش فاکتور صادر می‌شود. صدور پیش فاکتور علاوه بر فاکتور نهایی باعث افزایش فعالیت‌های مالی واحد حسابداری پخش مویرگی می‌شود.

سیستم پخش سرد مناسب چه مشاغلی است؟

سیستم پخش سرد، مناسب شرکت‌هایی است که درآمد آنها از سفارش کالا یا محصول تأمین می‌شود. روند کار سفارش محصول به این صورت است که سفارشات توسط واحد فروش ثبت و تأیید می‌شود و پس از آماده سازی همراه با فاکتور برای مشتری ارسال می‌شود. به این فرآیند پخش سرد می‌گویند که شامل مشاغل مرتبط با مواد غذایی، صنعت عطر و ادکلن و لوازم آرایشی و بهداشتی می‌شود. نرم افزار پخش مویرگی و سفارش گیری سپیدار می‌تواند مناسب شرکت‌های بازرگانی نیز باشد. اگر مجموعه‌ای بخواهد فقط از سیستم پخش سرد استفاده کند، وجود سیستم سفارش گیری، بسته بازرگانی و زیر سیستم فروش پیشرفته، به عنوان پیش‌نیاز، ضروری است.

نرم افزار پخش و سفارش‌گیری؛ ابزاری برای مدیریت فرایند پخش

اگر شما در فعالیت‌های خود از روش پخش سرد، استفاده می‌کنید حتما در قسمت انبار و فروش خود دارای نیازمندی‌های خاصی هستید. نرم افزار پخش مویرگی و سفارش‌گیری سپیدار به شما این امکان را می‌دهد تا فرایند پخش سرد خود را به بهترین شکل مدیریت کنید و بتوانید به نیازهای خود پاسخ دهید.

شما با کمک این نرم افزار، به گزارشاتی دسترسی دارید که به شما در برداشتن گام های بعدی، کمک شایانی را انجام می‌دهد. شما می‌توانید با دریافت دموی رایگان این نرم افزار، با ویژگی‌ها و امکانات آن آشنا شوید.این نرم‌افزارها با محیط جذاب و کاربری بسیار آسانی که دارند، مدیریت امور مالیاتی شما را نیز به طور هوشمندانه‌ای برعهده می‌گیرند.