تعریف تخفیف و انواع آن در نرم افزار سپیدار
خرید و فروش رکن اصلی هر کسب و کاری است. این امر در زمینه‌هایی مانند خرید و فروش کالا و یا خدمات صورت می پذیرد. از جمله مواردی که خریداران به آن توجه می‌کنند، عمل گرفتن تخفیف برای خرید کالایی یا خدماتی است. اما بگذارید ابتدا نگاهی به تعریف تخفیف بیندازیم:
تخفیف چیست؟
تخفیف به معنی کاهش دادن مبلغ پرداختی بابت مبادله کالا و یا ارائه خدمات است که به صورت توافقی میان خریدار و فروشنده هنگام داد و ستد استفاده می‌شود که خریدار مبلغ کمتری نسبت به قیمت اولیه کالا می‌پردازد.
با این که تخفیف موضوعی جذاب برای مشتریان است، اما بحث تخفیف در حسابداری و اسناد حسابداری یکی از مواردی است که حسابداران و مدیران مالی با آن مواجه هستند.
انواع تخفیف در حسابداری
به طور کلی تخفیفات در حسابداری به ۴ بخش تقسیم می‌شود:
- تخفیفات تجاری
- تخفیف به شرط توافق طرفین معامله
- تخفیفات به دلیل عیب و نقص کالا
- تخفیفات نقدی خرید یا فروش
در ادامه راجع به انواع تخفیفات در حسابداری صحبت می کنیم و توضیحات بیشتری در رابطه با هر کدام ارائه خواهیم کرد:
۱. تخفیفات تجاری
معمولاً شرکت‌ها و مؤسسات تجاری برای بالا بردن سطح فروش و رقابت کردن در عرصه بازار در سیستم فروش خود طرح‌هایی را برای تخفیف دادن و سوق دادن خریداران به خرید کالا بنا می‌کنند. خریدهایی که بیش از حد تعیین شده در سیستم فروش باشد شامل تخفیف می‌شوند. مثلاً هر فروشگاهی بیش از ۱۰۰ عدد از یک کالا را خریداری نماید از ۲۰% تخفیف برخوردار می‌شود، و یا کلیه خریدارهای تیرماه شامل ۱۰% تخفیف هستند.
۲. تخفیفات بر اساس توافق طرفین
هنگام خرید و فروش اغلب خریدار از فروشنده طلب تخفیف می‌کند تا بتواند بهای کمتری بابت خرید کالا پرداخت کند؛ این تخفیف بر اساس توافق بین خریدار و فروشنده صورت می‌گیرد. این نوع تخفیف‌ها در دفاتر ثبت نمی‌شوند.
۳.تخفیفات به دلیل عیب و نقص کالا
گاهی در داد و ستد خریدار کالایی را خریداری می‌کند و بعد از تحویل آن به معیوب بودن کالا پی می‌برد و یا آن کالا با نمونه سفارش خریدار به فروشنده برابر نیست. در این هنگام یا کالا را به فروشنده عودت می‌دهد یا گاهی بنا به دلایلی این کار صورت نمی‌پذیرد و خریدار مبلغ خرید کالا را کاهش می‌دهد. ثبت این مدل از تخفیف در دفاتر حسابداری خریدار و فروشنده به صورت زیر است.
کاهش در برگشت از خرید و تخفیفات موجب بدهکار شدن و افزایش در آن موجب بستانکار شدن آن می‌گردد.
ثبت در دفاتر فروشنده
در حالت عادی، ماندهٔ حساب برگشت از خرید و تخفیفات بستانکار است و مانده عادی حساب برگشت از فروش و تخفیفات بدهکار است.
۴. تخفیفات نقدی
تخفیفات نقدی در فروش‌های نسیه به کار می‌رود؛ هنگامی که فروشنده علاقه زیادی دارد که خریداران حساب‌های خود را تسویه نمایند، برای تشویق آن‌ها نسبت به پرداخت زودتر از موعد مقرر شده تخفیفاتی را اعمال می‌کند، مثلاً شرکت آسمان تعداد ۱۰ دستگاه به طور نسیه ۶۰ روزه خریداری می‌نماید و با توافق فروشنده اگر بدهی خود را ۳۰ روزه تسویه نمایند ۱۵% تخفیف به او تعلق می‌گیرد. تخفیفات نقدی در دفاتر حسابداری بر خلاف تخفیفات تجاری ثبت می‌شوند.
ثبت انواع تخفیفات در نرم‌افزار سپیدار
تا اینجا با انواع تخفیف آشنا شدیم. یکی از سوالات رایج در نرم افزار مالی سپیدار بحث تخفیف در سپیدار است. شما با کمک نرم افزار سپیدار می‌توانید موارد زیر را به عنوان تخفیف ثبت کنید:
۱- تخفیف زمان معامله
این تخفیف با هدف جلب رضایت مشتریان و ترغیب آن‌ها به خرید محصولات در فاکتور فروششان اعمال می‌شود. برای ثبت تخفیف در فاکتور فروش سپیدار سیستم در فرم فاکتور فروش پس از وارد کردن اطلاعات کالا اعم از کد کالا، فی، تعداد و … با استفاده از گزینه در پایین فاکتور فروش تخفیف مورد نظر خود را اعمال کنید. تخفیف در فاکتور فروش به دو صورت اعمال می‌شود:
الف) در نظر گرفتن تخفیف کلی
ممکن است شما بخواهید درصد یا مبلغی از کل فاکتور فروش را بصورت تخفیف در نظر بگیرید. برای انجام این کار از پایین فاکتور فروش روی آیتم تخفیف کلی کلیک کنید. بطور مثال در صورتی که شما یک بسته بازرگانی نرم‌افزار سپیدار را تهیه کنید درصدی به عنوان تخفیف بابت خرید پک نرم‌افزار به شما داده می‌شود. این تخفیف مصداق اعمال تخفیف کلی در فاکتور فروش خواهد بود. پس از انتخاب گزینه “تخفیف کلی” صفحه زیر نمایش داده می‌شود.
در این بخش شما می‌توانید نرخ یا مبلغ تخفیف مورد نظرتان را وارد کنید. به عنوان مثال در اینجا ۳.۵% کل مبلغ فاکتور فروش به عنوان تخفیف در نظر گرفته شده است. در صورتی که بخواهید مصلا مبلغ ۱.۰۰۰.۰۰۰ به عنوان تخفیف کلی فاکتور منظور کنید، در قسمت “مبلغ تخفیف” این مبلغ را وارد نمایید.
چنانچه به هر دلیلی بخواهید تخفیف وارد شده را حذف نمایید از گزینه حذف همه در پایین فرم پیش فاکتور یا فاکتور فروش می‌توانید استفاده کنید. توجه کنید اعمال تخفیف کلی در پیش فاکتور و همچنین فاکتور فروش سپیدار امکان پذیر است.
ثبت سند حسابداری تخفیفات به صورت کلی در سپیدار به صورت زیر انجام می‌شود:
حساب‌های دریافتنی ×××
تخفیفات محصولات داخلی ××
فروش داخلی محصولات ×××
قابل ذکر است در نرم‌افزار سپیدار این امکان وجود دارد که تخفیفات در سند حسابداری قابل مشاهده باشند یا نباشند. برای انجام این امر از منوی تنظیمات > تنظیمات تب مشتریان و فروش تیک گزینه مربوطه را فعال یا غیر فعال می‌کنیم. در نرم‌افزار سپیدار معین تخفیفات محصولات داخلی از منوی تنظیمات > تنظیمات تب مشتریان و فروش قابل تنظیم است.
ب) اعمال تخفیف روی هر قلم فاکتور
در صورتی که می‌خواهید تخفیف مورد نظر را برای کالای خاصی در فاکتور خود در نظر بگیرید، پس از ثبت اطلاعات کالا در فاکتور فروش روی گزینه مقابل تخفیف که به شکل سه نقطه است کلیک کنید.
در این قسمت هم می‌توانید تخفیف مبلغی و یا درصدی را برای کالای وارد شده در فاکتور یا پیش فاکتورتان را اعمال نمایید. در صورتی که در تعریف مشتری درصد تخفیفی برای او در نظر گرفته باشید در بخش تخفیف مشتری در اینجا لحاظ می‌شود. همچنین در صورتی که در قسمت اعلامیه قیمت، تخفیفات را تعریف کرده باشید، در اینجا بصورت اتوماتیک محاسبه می‌شود. در غیر این صورت می‌توانید بصورت دستی مبلغ یا درصد تخفیف را در فیلدهای مشخص شده وارد نمایید. در انتهای صفحه نیز جمع مبلغ تخفیف اعمال شده نمایش داده می‌شود.
توجه کنید مبلغ مالیات و عوارض کالاها روی تخفیف اعمال شده تاثیری نخواهند داشت. یعنی مبلغ تخفیف از مبلغ کل کالا که حاصل‌ضرب تعداد در قیمت واحد (فی) است به دست می‌آید و مبلغ مالیات و عوارض بر ارزش افزوده پس از کسر تخفیفات اعمال می‌شود.
ثبت سند حسابداری تخفیفات روی هر قلم کالا در سپیدار به صورت زیر انجام می‌شود:
حساب‌های دریافتنی ×××
تخفیفات محصولات داخلی ××
فروش داخلی محصولات ×××
۲- تخفیف پس از انجام معامله
ممکن است پس از صدور فاکتور فروش به دلایلی همچون معیوب بودن کالا، توافق خریدار و فروشنده و … قصد اعمال تخفیف برای مشتری را داشته باشیم. برای این کار باید از منوی مشتریان و فروش و بخش اعلامیه بدهکار و بستانکار جدید استفاده کنیم. فرض کنید می‌خواهیم مبلغ ۵.۰۰۰.۰۰۰ ریال بابت تخفیف از حساب مشتری کم کنیم.
در فرم اعلامیه بدهکار و بستانکار، نوع بدهکار را سایر انتخاب می‌کنیم. معین مورد نظر (مثلاً تخفیفات نقدی فروش) را انتخاب می‌کنیم و در قسمت کد تفصیل بدهکار نام مشتری مورد نظرمان را انتخاب می‌کنیم. (در صورتی که معین انتخاب شده تفصیلی پذیر نباشد سیستم اجازه نمی‌دهد تفصیلی انتخاب کنیم.)
در قسمت نوع بستانکار، مشتری را انتخاب می‌کنیم. حساب معین بصورت پیش فرض حساب‌های دریافتنی خواهد بود و در قسمت کد تفصیل بستانکار مشتری را انتخاب می‌کنیم. در فیلدهای انتهای صفحه مبلغ و شرح رویداد مدنظر را تایپ می‌کنیم و در پایان فرم را ذخیره می‌کنیم.
سه نکته مهم:
- توجه کنید از این فرم برای اعمال تخفیف در خرید نیز می‌توان استفاده کرد. برای این ثبت باید نوع بدهکار تأمین کننده و نوع بستانکار سایر انتخاب شود.
- در صورتی که از زیرسیستم ارزی سپیدار استفاده می‌کنید می‌توانید اعلامیه بدهکار بستانکار خود را بر مبنای ارزی به جز ارز پایه سیستم (ریال) ثبت نمایید.
- اعلامیه بدهکار و بستانکار علاوه بر منوی مشتریان و فروش در منوی تأمین کنندگان و انبار نیز وجود دارد و این دو قسمت هیچ تفاوتی با هم ندارند.
ثبت سند حسابداری تخفیفات پس از انجام معاملات در سپیدار به صورت زیر انجام می‌شود:
تخفیفات نقدی فروش
حساب‌های دریافتنی
۳- تخفیف زمان تسویه
ممکن است در زمان تسویه وجه فاکتور بخشی از مبلغ را مشتری پرداخت نکند و آن را به عنوان تخفیف در نظر بگیرد. قاعدتاً برای اعمال این تخفیف مجاز به ویرایش فاکتور فروشی که قبلاً ثبت کرده‌ایم نداریم؛ چرا که ممکن است فاکتور مربوطه در سامانه خرید و فروش فصلی ابراز شده باشد و یا اسناد حسابداری در آن بازه تاریخی دائمی شده باشند و …
برای ثبت تخفیف در زمان تسویه باید از منوی دریافت و پرداخت و از فرم رسید دریافت جدید استفاده کنیم. نوع دریافت را دریافت از مشتری انتخاب کنید. اطلاعات بالای فرم نظیر طرف حساب، تاریخ، حساب معین و شرح را پر کنید.
پس از وارد کردن اطلاعات دریافت در تب‌های چک، حواله، کارت خوان و یا وجه نقد می‌توانید از گزینه تخفیف که در پایین فرم رسید دریافت قرار گرفته است استفاده کنید. توجه کنید مبلغ جمع کل در پایین فرم حاصل جمع مبلغ دریافتی و مبلغ تخفیف خواهد بود. بدین معنی که مبلغی که در این قسمت به عنوان تخفیف ثبت نمودیم هم از مانده حساب مشتری کم خواهد شد. به این ترتیب تخفیف زمان تسویه را در نرم‌افزار سپیدار می‌توان اعمال کرد.
ثبت سند حسابداری تخفیفات در زمان تسویه در سپیدار به صورت زیر انجام می‌شود:
موجودی بانک ریالی
تخفیفات نقدی فروش
حساب‌های دریافتنی
معین تخفیفات نقدی خرید و فروش در سپیدار از قسمت تنظیمات > تنظیمات و تب دریافت و پرداخت در دو فیلد “تخفیف نقدی خرید” و “تخفیف نقدی فروش” انتخاب می‌شود.ماهیت تخفیفات نقدی خرید بستانکار است.
