صدور سند حسابداری در سپیدار
در تمامی نرم افزارهای حسابداری و مالی که پایه و اساس آن بر اساس حسابداری دوبل (دوطرفه) چیده شده است برای ثبت هر رویداد مالی از فرمی استفاده می‌کنیم که به آن سند حسابداری گفته می‌شود سند زدن در حسابداری مهم‌ترین عاملی هست که به واحد مالی و مدیران کمک می‌کند تا بر روی تمام رویدادهای مالی شرکت نظارت داشته باشند. پس از ثبت هر رویداد مالی، حسابدار می‌تواند نسبت به عدم دست‌کاری در اطلاعات مالی شرکت اطمینان حاصل کند. در واقع ثبت سند حسابداری در سپیدار این امکان را می‌دهد که در صورت مفقود شدن اسناد، بتوانیم به ثبت‌هایی که در دفاتر حسابداری انجام شده استناد کنیم.
سند حسابداری در سپیدار به دو دسته سند حسابداری اتوماتیک و سند حسابداری دستی تقسیم می‌شود.جهت ثبت سند حسابداری در سپیدار بایستی از ماژول حسابداری عملیا تب سند حسابداری جدید استفاده نمود.
سند حسابداری جدید ⇒ عملیات ⇒ حسابداری
در نرم‌افزار سپیدار انواع شماره‌گذاری را برای اسناد حسابداری داریم که هرکدام از این شماره‌ها برای تهیه گزارش‌های کاربردی‌تر بسیار مؤثر خواهند بود. در یک سند حسابداری در سپیدار شماره‌های زیر را می‌توان مشاهده کرد
- شماره سند
- شماره فرعی
- شماره عطف
- شماره روزانه
توجه: در صورتی که هیچ سند حسابداری در سپیدار از سیستم حذف نشود، شماره عطف و شماره سند برابر خواهند بود. به کمک شماره عطف می‌توان ترتیب ورود اسناد در سیستم را پیگیری کرد
سند زدن در حسابداری باید همراه با تاریخ باشد و روز، ماه و سال وقوع رویداد مالی کاملاً مشخص باشد. تاریخ هر سند در واقع شناسنامه آن است و سند بدون تاریخ ارزش قانونی نخواهد داشت.
انواع سند در حسابداری
اسناد مالی از لحاظ ماهیت صادرشده به ۵ نوع اصلی تقسیم می‌شوند.
۱-سند افتتاحیه
در ابتدای دوره به منظور شروع و انتقال مانده از دوره مالی قبل، سند افتتاحیه درج می‌شود که این نوع از ثبت سند حسابداری در سپیدار در اولین دوره مالی در سیستم سپیدار قابل تغییر است اما از دوره مالی دوم به بعد قابل ویرایش نیست.
۲-سند عمومی
این نوع سند هنگام ثبت سندهای دستی که توسط خود کاربر انجام می‌شود استفاده می‌شود و در آن خود کاربر باید ماهیت حساب بدهکار و بستانکار را شناسایی کند.
۳-سند سیستمی
این سند از زیرسیستم‌های دیگر نرم‌افزار سپیدار مانند مشتریان و فروش، تأمین‌کنندگان و انبار که به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌شوند درج می‌شود و فقط قابلیت تغییر شرح هر آرتیکل را می‌دهد
۴-سند بستن حساب‌ها
این نوع سند به منظور بستن حساب‌های موقت (سود و زیانی) که به‌صورت اتوماتیک است ثبت می‌شود و قابل ویرایش نیست.
۵– سند اختتامیه
این نوع سند به منظور بستن حساب‌های دائم (ترازنامه‌ای) که در پایان دوره مالی ثبت می‌شود درج می‌گردد، قابل‌ویرایش نیست و به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌شود.
وضعیت سند
در نرم‌افزار حسابداری سپیدار اسناد به‌صورت موقت ذخیره می‌شوند و سپس با صلاحدید مدیر مالی یا سرپرست حسابداری می‌توان اسناد موقت را به اسناد دائمی تبدیل کرد.
۱-سند موقت
سندی که ثبت شده ولی امکان تغییر و اصلاح در آن وجود دارد.
۲- سند دائم
سندی است که امکان ویرایش و حذف آن وجود نخواهد داشت
توضیحات:
در این قسمت شما می‌توانید توضیحاتی درباره کل سند حسابداری وارد کنید، توجه داشته باشید که پر کردن قسمت توضیحات سند حسابداری الزامی نبوده و در صورت تمایل می‌توانید آن را پر کنید و در هنگام گزارش‌گیری از آن استفاده نمایید.
سیستم صادرکننده
در این قسمت مشخص می‌شود که سند صادرشده مربوط به کدام سیستم است.
آرتیکل در سند حسابداری
به هر سطر بدهکار یا بستانکار سند که دارای کد معین و تفصیلی و شرح و مبلغ است یک آرتیکل گفته می‌شود. هر سند باید حداقل دو آرتیکل داشته باشد. مجموع آرتیکل‌های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (در اصطلاح سند تراز باشد)، در غیر این صورت سند مالی ذخیره نمی‌گردد.
کد معین در سند
برای انتخاب حساب معین مربوطه می‌توانید کد مربوط به آن را در قسمت کد معین بنویسید و یا می‌توانید سلکتور قسمت کد معین را باز کرده و بعد از جستجوی معین مربوطه آن را انتخاب کنید.
شرح در سند
هنگام ثبت سند حسابداری در سپیدار باید شرح سند مالی دقیقاً در این بخش ذکر شود که در سندهای از نوع سیستمی این شرح را سیستم بر اساس عملیات انجام‌شده ترکیب‌بندی می‌کند اما کاربران در صورت تمایل می‌توانند با ویرایش سند آن شرح را تغییر دهند.
بدهکار و بستانکار در سند
در این ستون‌ها مبلغ حساب‌های بدهکار یا بستانکار، نوشته می‌شود.
جمع سند
جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار به‌صورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می‌شوند که این دو ستون باید برابر باشند؛ در صورت برابری دو ستون می‌گویند سند حسابداری تراز است.
اختلاف در سند
در پایین فرم سند حسابداری اطلاعیه بابت اختلاف جمع مقادیر بدهکار یا بستانکار به شما می‌دهد.
